LIETVEDIS

LIETVEDIS

Darba pienākumi:

• koordinējot pašvaldības iestādē lietvedības funkciju dokumentu pārvaldības jomā, nodrošināt lietvedības darba organizēšanu un klientu apkalpošanu iestādē

• veikt pašvaldības iestādē saņemtās korespondences (līgumu, rēķinu) sistematizāciju un reģistrāciju pašvaldības noteiktajā elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā, atbilstoši pašvaldības iestādes dokumentu klasifikācijas shēmai

• nodrošināt saņemtās korespondences nodošanu iestādes vadītājam uz rezolūciju un paziņojumu nosūtīšanu par saņemtajiem elektroniskajiem sūtījumiem, kā arī veikt dokumentu sasaisti elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā ar saistītajiem dokumentiem; gadījumos, kas saņemtā korespondence pēc kompetences nav piekritīga iestādei, nosūtīt nepareizi saņemto korespondenci adresātam

• organizēt delegāciju un pašvaldības viesu uzņemšanas un lietišķās tikšanās, nodrošinot tikšanās telpu sakārtošanu un nodrošināšanu ar nepieciešamo aprīkojumu, kā arī organizēt vadībai apmeklētāju pieņemšanu

• nodrošināt operatīvus kontaktus, informācijas un dokumentu apmaiņu starp iestādes vadītāju, vadītāja vietniekiem un iestādes darbiniekiem, kā arī starp pašvaldības iestāžu darbiniekiem

• nodrošināt iestādē iesniedzamo dokumentu (konkursu, izsoļu, u.tml.) pieņemšanu, reģistrāciju, saglabāšanu un nodošanu komisijām vai atbildīgajiem darbiniekiem

• veikt pašvaldības/iestādes klientu apkalpošanas pienākumus, atbilstoši kompetencei konsultējot fiziskās un juridiskās personas, palīdzot personām/klientiem lēmumu pieņemšanā

• piedāvāt jautājumu risinājumus vai pašvaldības pakalpojumus atbilstoši klienta vajadzībām un piemērotībai, pieņemot lēmumu par klienta iesniedzamo dokumentu atbilstību normatīvajos aktos noteiktajām prasībām

• pieņemt iesniegumus (sūdzības, priekšlikumus) un informācijas pieprasījumus, izskatīt un sagatavot atbildes uz iesniegumiem (sūdzībām, priekšlikumiem) un informācijas pieprasījumiem attiecīgajām personām/klientiem vai organizēt atbilžu sniegšanu, veicot dokumentu izpildes kontroli

• sniegt informāciju par pašvaldības un iestādes kompetencē esošiem jautājumiem, kā arī nodrošināt informācijas pieejamību par domes pieņemtajiem lēmumiem

• sagatavot un izsniegt izziņas atbilstoši iestādes kompetencei, sagatavot un noformēt iestādes organizatoriskos, rīkojuma, sarakstes un faktus fiksējošos dokumentus, pārskatus, nepieciešamības gadījumā ņemt dalību iestādes vadības ziņojuma sagatavošanā, vēstules, apliecinājumus, u.tml., kā arī sagatavot dokumentu atvasinājumus

• sagatavot līgumu projektus savas kompetences ietvaros, iestādes kompetencē esošos lēmumus/lēmumu projektus (administratīvos aktus/ administratīvo aktu projektus), nodrošinot to atbilstību  normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, kā arī nepieciešamības gadījumā veikt sēžu, sanāksmju un citu sapulču protokolēšanu

• konsultēt iestādes darbiniekus jautājumos par elektronisko dokumentu vadības sistēmu un dokumentu apriti pašvaldībā un iestādē

• nodot, pieņemt un sniegt informāciju telefoniski un e-pasta vēstulēs, kā arī nodrošināt iestādes pasta sūtījumu sagatavošanu nosūtīšanai un nodot pastā sagatavotos iestādes pasta sūtījumus

• pārzināt un nodrošināt dokumentu arhivēšanu atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, veicot noteiktās darbības iestādes dokumentu arhivēšanā, nodrošinot iestādes dokumentu kārtošanu, uzkrāšanu, uzskaiti un saglabāšanu līdz nodošanai iestādes arhīvā

• nodrošināt pašvaldības iestādē personāla vadību un personāla lietvedību

• veikt darba tiesisko attiecību procesa dokumentēšanu iestādes/teritoriālās vienības darbiniekiem, izmantojot pašvaldībā noteikto informācijas sistēmu/programmu, uzturēt un aktualizēt personāla un amatu sarakstus, sagatavot un nodrošināt darbinieku personas lietu uzglabāšanu, sakārtošanu nodošanai iestādes arhīvā, kā arī amatu konkursu pretendentu dokumentu uzglabāšanu

• kārtot personālsastāva lietas, tai skaitā apstrādāt iesniegumus par pieņemšanu darbā, par atlaišanu no darba, par grozījumiem darba līgumā, par atvaļinājumu un citus saistītos iesniegumus

• sagatavot darba līgumus un vienošanās par grozījumiem un papildinājumiem darba līgumos, kā arī līgumus/vienošanās par darba tiesisko attiecību izbeigšanu, veikt darba līgumu un vienošanos pie darba līgumiem reģistrāciju pašvaldībā noteiktajā elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā

• sagatavot darba līgumu uzteikumus, nodrošināt darbinieka iepazīstināšanu ar uzteikumu normatīvajos aktos noteiktajos termiņos

• nodrošināt vai koordinēt iestādes darbinieku amatu aprakstu sagatavošanu

• sagatavot un reģistrēt iestādes vadības rīkojumus par darbinieku pieņemšanu darbā, atlaišanu, atvaļinājumu piešķiršanu, par prombūtnēm, atstādināšanām, par darba līgumu uzteikumiem, par disciplinārsoda piemērošanu un citus rīkojumus personāla vadības jautājumos

• organizēt darbinieku atvaļinājumu grafiku sagatavošanu un iesniegšanu apstiprināšanai iestādes vadītājam, kārtot precīzu izmantoto atvaļinājuma uzskaiti, sadarbībā ar iestādes vadītāju nodrošināt atvaļinājuma grafikā noteikto atvaļinājumu izmantošanu, risināt jautājumus par promesošu darbinieku aizstāšanu/aizvietošanu, kā arī vakantu amata vietu aizpildīšanu

• ievērojot iestādes vadītāja norādījumus vest darbinieku darba laika uzskaiti un sagatavot darba laika uzskaites tabeles

• plānot, organizēt un koordinēt darbinieku apmācību un kvalifikācijas celšanas pasākumus

• pildīt vakanto amatu pretendentu atlases konkursa komisijas locekļa pienākumus, sagatavot vakanto amatu konkursu dokumentāciju (konkursa nolikumu, sludinājumu, amata aprakstu u.c.), nodrošināt informācijas attiecīgu publicēšanu, kā arī protokolēt komisijas sēdes un sagatavot komisijas sēžu protokolus (izrakstus), nodrošināt konkursa procesu, t.sk. pretendentu informēšanu par pieņemtajiem lēmumiem

• veikt pienākumu izpildi iestādes komisiju darbā, sakarā ar iecelšanu vai norīkošanu komisijas sastāvā

• ievērojot iestādes vadītāja norādījumus pildīt kontaktpersonas pienākumus darba aizsardzības jautājumos, lietojot pašvaldībā noteikto/izvēlēto pakalpojuma sniedzēja informācijas sistēmu

• veikt personu dzīvesvietu deklarēšanu, sniegt konsultācijas par iespējām deklarēt dzīvesvietu elektroniskajā vidē, kā arī izsniegt izziņas personām par deklarēto dzīvesvietu

• ievērojot iestādes vadītāja norādījumus kārtot algotos pagaidu darbos iesaistīto personu dokumentāciju

• kārtot lietvedību par mirušo apbedīšanu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, pieņemot iesniegumus, vedot pašvaldības kapsētu apbedījumu reģistru un citus uzdotos pienākumus atbilstoši ārējiem normatīvajam aktiem par kapsētām

• savas kompetences ietvaros, atbilstoši normatīvajiem aktiem, pildīt vadības ievērojot iestādes vadītāja norādījumus

• savlaicīgi, precīzi un kvalitatīvi pildīt iestādes vai nodaļas vadītāja lēmumus, rīkojumus, noteikumus, norādījumus un instrukcijas, šo pienākumu ietvaros

• papildināt savas zināšanas un prasmes, pastāvīgi paaugstinot savu izglītības un profesionālo zināšanu līmeni atbilstoši nodaļas attīstības vajadzībām

• ja ir saņemts tiešs darba uzdevums no vadības, par to informēt nodaļas vadītāju

• ievērot darba kārtības noteikumus, darba drošības instrukcijas un ētikas normas, ievērot konfidencialitāti un ievērot personas datu aizsardzības prasības

• būt lojālam Latvijas Republikai, tās Satversmei, pašvaldības politikai un darbības mērķiem, Rēzeknes novada pašvaldības vadībai, veicināt pašvaldības pozitīvā tēla veidošanu

• vienu reizi mēnesī veidot Maltas apvienības pārvaldes Lūznavas pagastā bezmaksas informatīvo izdevumu “Lūznavas ziņas”.

Pretendentam jāiesniedz:

• profesionālās darbības apraksts (CV);

• motivācijas vēstule;

• izglītību un darba pieredzi apliecinošu dokumentu kopijas;

• pieteikuma anketa;

valsts valodas zināšanas apliecinājumu likumā noteiktajā kārtībā.

Dokumentus ar norādi “Maltas apvienības pārvaldes atklātā konkursa lietveža – klientu apkalpošanas speciālista vakancei Lūznavas pagastā” līdz 2026. gada 14.aprīļa plkst. 14.00 jāiesniedz uz pārvaldes e-pasta adresi: [email protected] , sūtot uz pārvaldes juridisko pasta adresi vai aizlīmētā aploksnē jāiesniedz personīgi Maltas apvienības pārvaldes lietvedībā, Brīvības ielā 6, Malta, Maltas pagasts, Rēzeknes novads.

Kontaktpersona detalizētākas informācijas saņemšanai – Edgars Blinovs, Maltas apvienības pārvaldes vadītājs, tālr. 27870687 vai zvanot uz Maltas apvienības pārvaldes lietvedību – tālr. 64621401.

Konkurss tiek organizēts divās kārtās. Pirmajā kārtā konkursa komisija izvērtē pretendentu pieteikumus un iesniegtos dokumentus. Otrajā kārtā –intervija.